Il primo passo di solito è la firma presso l'agenzia di una proposta d'acquisto, normalmente irrevocabile per un certo periodo o di un incarico di vendita in esclusiva con l'indicazione di un termine di scadenza.
Le clausole dell'incarico di vendita pertanto impegnano per il tempo prefissato a servirsi solo dell'agenzia scelta e coportano per il pagamento di penali qualora il venditore rifiuti di accettare una proposta di acquisto contentente condizioni conformi all'incarico di vendita.
E' importante notare che se si addivenisse alla conclusione dell'affare anche dopo la scadenza dell'incarico con persona contattata tramite l'agenzia, la stessa avrà diritto alla provvigione.
QUANDO SORGE IL CONTRATTO DI VENDITA
Nelle proposte di acquisto, che in genere si firmano quanto la casa da acquistare4 è già scelta e quindi si conosce il nome della controparte, è prevista la consegna all'agenzia di una cera somma, in genere dal 10 al 30% del totale (con assegno non trasferibile in testato al possibile venditore) affinchè a sua volta la sconsegni alla proprietà, di solito come caparra confirmantoria, se questa accetta la proposta, altrimenti detto assegno dovrà essere restituito all'aspirante compratore.
Da notare ancora che se l'agenzia fosse incaricata di svolgere attività particolari, pubblicitarie e di indagine, queste devono essere compensate a parte da chi le ha commissionate, indipendentemente dall'esito dell'affare, salvo diverso accordo.
Il secondo passo è i sorgere del contratto, ovvero dei reciproci obblighi fra le parti, compresa la parte intermediaria. Questo avviene quando chi ha fatto la proposta (contenente gli elementi essenziali) ha conoscenza dell'accettazione scritta dell'altra parte. In tale momento il contratto è concluso e quindi sorge l'obbligo di corrispondere la provvigione all'agenzia, da amno le parti se questa ha agito da "mediatore", solo da chi ha dato l'incarico se ha agito da "mandatario". Tale contratto è un vero e proprio contratto preliminare ad effetti obbligatori, cioè fa nascere obblighi tra le parti. Nello stesso momento l'agenzia consegna l'assegno di cui s'è detto al venditore e questo diventa "caparra confirmatoria". Ciò significa che la parte che da tale momento in poi volesse ritirarsi dall'affare non solo perderebbe la "caparra", ma protrebbe essere costretta ad adempiere o a risarcire i maggiori danni.
Fermo restando che il contratto tra le parti nasce a seguito della comunicazione alla parte proponente dell'avvenuta accetazione della proposta, sovente l'agenzia immobiliare provvede successivamente a far sottoscrivere alle parti una scrittura privata che perfezionerà ed andrà ad integrare gli accordi precedenti. Affinchè si costituiscano validi contratti occerre che sia la proposta che l'accettazione e la comunicazione della stessa avvengano per iscritto.